S’amplia el termini per fer reunions telemàtiques dels òrgans de govern fins al desembre de 2022

Font: Xarxanet.org

noticia
Data de la publicació : 05.01.2022

El Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya va publicar el 23 de desembre el Decret Llei 28/2021, pel qual modifica el Decret llei 10/2020, de 27 de març, el qual estableix noves mesures extraordinàries per fer front a l'impacte sanitari, econòmic i social de la COVID-19.

Aquesta modificació es tradueix en la pròrroga, fins el 31 de desembre de 2022, perquè les fundacions i associacions subjectes al dret civil català es puguin reunir i adoptar acords per mitjà de videoconferència o d'altres mitjans de comunicació, encara que els seus estatuts no ho estableixin.

La disposició final primera també indica que si no és possible utilitzar aquests mitjans, i fins a la mateixa data, també poden adoptar acords sense reunió, encara que els estatuts no ho estableixin. Això serà possible sempre que ho decideixi la persona que presideix o que ho sol·licitin almenys dues persones membres, en el cas de reunions de junta directiva o patronat, i si es tracta de l'assemblea general d'una associació, un 20% de les persones associades.

S’ha aprovat una nova pròrroga que anul·la la normativa anterior que establia que les entitats havien de modificar els seus estatuts per poder seguir fent reunions dels òrgans de govern per via telemàtica a partir de l’1 de gener de 2022.

Les reunions i assemblees virtuals, per tant, són una opció vàlida fins el 31 de desembre de 2022 encara que els estatuts de les organitzacions no les tinguin previstes. 

Reunions telemàtiques de l’òrgan de govern

En primer lloc, cal tenir en compte que en el cas de les associacions i fundacions que estan inscrites al Registre d’entitats jurídiques de Catalunya, les reunions es podran dur a terme mitjançant videoconferència o qualsevol altre mitjà telemàtic.

En aquest sentit es requereix que el sistema que es faci servir permeti la identificació de les persones assistents a la reunió, la continuïtat de la comunicació, la possibilitat d’intervenir en les deliberacions i l’emissió del vot corresponent.

En referència a aquesta qüestió, s'entén que la reunió se celebra al lloc on és la persona que la presideix.

Celebració d’assemblees telemàtiques

Amb relació a les assemblees, la normativa les regula de la mateixa manera que les reunions de junta, amb els mateixos requisits que el punt anterior, pel que fa a la identificació de les persones sòcies, a la participació, deliberació i dret de vot.

S'entén, també, que la reunió se celebra al lloc on és la persona que la presideix.

En qualsevol cas, cal garantir que tothom pot participar en les sessions a distància. Per tant, cal assegurar que tothom tingui connexió a Internet, l’equip adequat, l’aplicació amb la qual es farà la videoconferència i els coneixements necessaris (per exemple, és una bona pràctica facilitar a les persones assistentes un breu tutorial explicatiu).

Per aquest motiu, algunes entitats celebren assemblees de caràcter híbrid, on poden assistir persones tant de manera presencial com virtual.

Acords sense reunió

Pel que fa a les reunions de junta o patronat, la normativa contempla la possibilitat de prendre acords sense reunió de manera excepcional, a instància de la presidència de l’entitat o almenys de dos/dues membres de la junta directiva o patronat.

Pel que fa a l’assemblea general, es poden adoptar acords sense reunió de manera excepcional també si ho decideix un 20% de les persones associades.

En ambdós casos, es considerarà vàlida l’emissió del vot per correspondència postal, comunicació telemàtica o qualsevol altre mitjà, sempre que quedin garantits els drets d'informació i de vot, que quedi constància de la recepció del vot i que se'n garanteixi l'autenticitat.

S'ha d'estendre una acta dels acords adoptats sense reunió. En l'acta s'ha de fer constar, a més del contingut de l'acord i el resultat de la votació, el sistema seguit per adoptar-lo. Es considerarà que l’acord s’ha adoptat al domicili social de l’entitat. Pel que fa a la data, s’agafarà la de la recepció del darrer vot emès.

Convocatòria de reunions i assemblees

Per últim, cal fer referència a la via de convocatòria de les reunions dels òrgans de govern i les assemblees. En aquest sentit, existeix la possibilitat de fer les convocatòries mitjançant correu electrònic o altres fórmules telemàtiques.

Malgrat això, cal tenir en compte que s’ha de convocar la totalitat de les persones sòcies, això significa que, en cas que a l’entitat hi hagi socis o sòcies que no tenen possibilitat de rebre la convocatòria a través d’algun mitjà telemàtic, se’ls haurà d’informar pel mitjà que els hi pugui arribar de manera efectiva, sigui per correu postal o per qualsevol altre.

Per tant, l’ampliació del termini per tal que les associacions i fundacions puguin fer reunions telemàtiques dels òrgans de govern s’allarga, de moment, només durant el 2022. Aquelles associacions i fundacions que no tinguin recollit als seus estatuts aquesta possibilitat i que vulguin mantenir-la, caldrà que procedeixin a modificar els seus estatuts per a regular-ho de forma expressa.

Per tal de poder dur a terme aquestes modificacions, Xarxanet ofereix el servei d'assessorament a través del qual les entitats poden fer arribar a l'equip d'experts/es les seves consultes sobre aquest àmbit.

Enllaç a la notícia.